Vijf tips om het bestelproces voor uw modegroothandel te optimaliseren

Blog

30 september 2021 - Fabian | Marketingcommunicatie specialist

Vijf tips om het bestelproces voor uw modegroothandel te optimaliseren

ERP- en administratiesystemen hebben als doel de productiviteit van bedrijven te maximaliseren, kosten te beheersen en te voldoen aan klantwensen. Het is de plek waar alle bedrijfsprocessen samenkomen. Maar ERP- en administratiesystemen hebben ook hun beperkingen.

In de kleding- en schoenenbranche hebt u te maken met honderden verschillende producten en productvarianten die handmatig ingevoerd moeten worden. Bestellen kan een hele klus zijn door het vele klikken en het openen van vele pagina's maakt de order onoverzichtelijk. Welk artikel hebt u al ingevoerd en welk niet? En als u een pakbon wilt aanmaken hebt u misschien wel vijf pagina's aan papier vol met tekst. Met een extra stukje software gekoppeld aan uw ERP-systeem kunt u veel automatiseren. Hieronder geven we u vijf handige tools om uw efficiëntie te vergroten en uw verkoopproces te vereenvoudigen.

Tip 1: Maak eenvoudig kleur- en maatproducten aan met de BaS ProductMatrixGenerator

Ieder seizoen wijzigt uw collectie. U krijgt van de fabrikant nieuwe lijsten met producten en productvarianten in verschillende kleuren en maten die u vervolgens moet invoeren in uw administratie. Hoe zorgt u er nu voor dat deze producten met al hun kenmerken en attributen zo snel en eenvoudig mogelijk in uw ERP- of administratiesysteem komen? Onze tip: gebruik onze BaS ProductMatrixGenerator (PMG).

Het invullen van productinformatie is een tijdrovende en arbeidsintensieve taak. Iedere productsoort kan uit tientallen, soms wel meer dan honderd, productvarianten bestaan. Al deze varianten worden normaliter met kleur, maat en eventuele andere data zoals prijs ingevuld in een Excellijst. Maar het invullen van een Excellijst is zeer foutgevoelig. Er hoeft slechts een tabel te verschuiven en uw informatie is incorrect. De BaS PMG lost dat probleem voor u op. Zo bespaart u tijd en verkleint u de foutgevoeligheid.

Hoe werkt het?
In de BaS PMG voert u een hoofdproduct in. Dit kan het nummer zijn dat de leverancier aan het product toekent, maar u kunt ook een productnaam of -nummer naar eigen voorkeur invoeren. Vervolgens hoeft u slechts een aantal kleur- en maatvelden aan te vinken, en eventueel een prijs of andere data in te vullen. De BaS PMG genereert zo alle productvarianten in de webshop. In minder dan een minuut per product bent u klaar.

Deze artikelen kunnen eventueel geëxporteerd uit en geïmporteerd in uw ERP-systeem worden.

Tip 2: Bestel meerdere maten en kleuren tegelijkertijd op één pagina

Producten komen doorgaans in de maten S tot en met XXL en een groot scala aan kleuren en opdrukken. Als u al deze producten stuk voor stuk moet bestellen, kunt u snel het overzicht kwijtraken. Eén product kan dan al gauw twee webpagina's beslaan. Uw klant of binnendienstmedewerker moet een product aanklikken, de hoeveelheid invullen, terugkeren naar het overzicht om vervolgens deze stappen te herhalen tot alle producten in de winkelwagen liggen. Dit kost een hoop tijd.

Onze tip: gebruik de BaS Matrixtabel om het aantal pagina’s terug te brengen en het bestelproces te vereenvoudigen.

Hoe werkt het?
Met de BaS Matrixtabel brengt u alle kleuren en maten terug tot een tabel met een X- en een Y-as. In dit overzicht kunt u gemakkelijk al uw producten per productsoort bestellen. U hoeft slechts de hoeveelheid in te vullen waar de kleur en de maat elkaar kruisen en op bestellen te klikken, en uw producten worden direct in de winkelwagen geplaatst. Wanneer de bestelling afgerond wordt, wordt deze direct naar uw administratie gezonden.

Tip 3: Creëer orderbonnen, picklijsten en facturen met de BaS Matrixtabel

Orders vergen papierwerk. U wilt niet met een stapel papier met alle orders door het magazijn lopen. Een matrixtabel kan niet alleen het bestelproces optimaliseren, het kan ook picklijsten, pakbonnen en facturen, van een heldere matrixweergave voorzien.

De picklijst toont enkel de hoeveelheid producten die op voorraad zijn. Dat wil zeggen dat als er tien producten in een bestelling staan en er maar acht op voorraad zijn, dat de overige twee in backorder gaan zodra de pakbon is verwerkt.

Ook de pakbon en factuur kunt u in een matrix weergeven. Dit bespaart zowel u als uw winkeliers een hoop papier. De matrixtabel kan overal worden toegepast worden waar wordt gewerkt met twee waarden die kunnen worden weergegeven op een X- en een Y-as.

Tip 4: Mix & Match producten

In ERP- en administratiesystemen kunt u staffelkortingen toepassen op één product, maar u kunt geen korting toepassen op een combinatie van producten. Wilt u staffelkortingen toepassen op verschillende producten? Onze tip: gebruik de BaS Mix & Match.

Normaliter kunnen ERP-systemen enkel een staffelkorting over één productvariant toepassen, bijvoorbeeld tien rode shirts in de maat S. Met de BaS Mix & Match module kunt u kortingen toekennen aan een set producten. Zo kunt u drie groene, twee rode shirts en vijf blauwe shirts in verschillende maten bestellen voor dezelfde korting die zonder een mix & match module over enkel één product kan worden gegeven.

Hoe werkt het?
De BaS Mix & Match bestaat uit een paraplu-artikel waaronder alle producten vallen die bij dezelfde productgroep horen voor een gezamenlijke korting. Dit paraplu-artikel kan de kortingsafspraken uit het ERP-systeem overschrijven en de productkorting op individueel niveau inschieten.

Tip 5: Beheer alles overzichtelijk in het BaS Intern BestelSysteem (IBS)

Alle voorgaande modulen moeten op een centrale plek beheerd worden. Onze tip: zorg met de BaS IBS voor een goed intern bestelsysteem waarmee u uw hele orderproces overzichtelijk kunt beheren, van orderinvoer tot pakbonnen en picklijsten. Eventueel kunt u met uw klanten mee bestellen.

Hoe werkt het?
Het BaS IBS is een verlengstuk van uw bestelsysteem waarmee u uw interne sales organisatie versterkt. Met het BaS IBS hebt u een scala aan mogelijkheden. Naast bestellen in een matrixtabel en de mix en match-module kan uw binnendienst ook verkooporders aanmaken voor de klant, verkooporders maken in afwachting op goedkeuring, klanten en budgetten beheren, maar ook offertes of proforma facturen maken.

Met een goed intern bestelsysteem bespaart u zeeën van tijd en worden verkooporders automatisch naar uw administratie doorgezet.

Wilt u uw kleding- of schoenengroothandel automatiseren? Neem dan contact met ons op om te zien waar u uw optimalisatieslag kunt maken.