Softmaat Online Solutions / Converging Lines BV

BaS Selfbilling

Factureer met vertrouwen

Waarom BaS Selfbilling?

Ontdek de voordelen van selfbilling. Neem als klant verantwoordelijkheid voor het genereren en uitgeven van inkoopfacturen namens leveranciers. Vereenvoudig uw facturatieproces, verminder administratieve taken en papierwerk, en faciliteer nauwkeurige en tijdige betalingen. Leveranciers profiteren van verbeterde cashflow en verminderde administratieve inspanningen. Implementatie kan handmatig, met "Scan & Herken"-software of rechtstreeks aan uw ERP-pakket gekoppeld worden. Wij bieden expertise en oplossingen voor succesvolle selfbilling. Neem controle over uw facturatie, vereenvoudig workflows en profiteer van efficiëntie en nauwkeurigheid. Ontdek nu de mogelijkheden en optimaliseer uw facturatieproces met selfbilling.

Waaraan moet selfbilling voldoen volgens de belastingdienst?

De belastingdienst stelt een aantal voorwaarden voor het gebruik van selfbilling:

U en uw afnemer hebben vooraf afgesproken dat uw afnemer de factuur opmaakt.
U bent als leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur van uw afnemer.
Gaat u niet akkoord met de factuur van uw afnemer? Dan moet u dit op tijd aan de de afnemer melden. De factuur is dan ongeldig. U moet als leverancier dan zelf een factuur uitreiken, tenzij u het met uw afnemer eens wordt over een verbeterde factuur.
De factuur voldoet aan alle wettelijke regels. Zo moet uw afnemer opeenvolgende nummers voor zijn facturen gebruiken. Als leverancier neemt u deze selfbilling-factuur in uw administratie op als verkoopfactuur. U kunt aan deze factuur zelf een opeenvolgend nummer geven of het door de afnemer gebruikte nummer kiezen.
U bent als leverancier verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan ons, ook als dat bedrag te hoog is.

Onze werkwijze

Standalone

Ons standalone pakket biedt een gebruiksvriendelijke oplossing voor facturatie en administratie. U kunt handmatig klanten, producten en stamgegevens invoeren via Excel, volledige controle behouden en eenvoudig inkoopfacturen opstellen en verzenden. Leveranciers kunnen facturen goedkeuren of afkeuren via een accorderingslink. Het pakket biedt vrijheid en flexibiliteit, waarbij u uw facturatieproces op eigen tempo en werkwijze kunt uitvoeren. Met volledige controle over gegevensinvoer en -beheer, is het een betrouwbare en efficiënte oplossing voor bedrijven die behoefte hebben aan een eenvoudige en overzichtelijke facturatie- en administratieomgeving.

Tip: Maak gebruik van "Scan & Herken"

Met “Scan & Herken” kunt u facturen snel en nauwkeurig scannen en automatisch herkennen. Facturen worden automatisch ingelezen in de “Scan & Herken”-software en geboekt in uw ERP-pakket.

Geautomatiseerd

Koppel aan Exact Online en haal stamgegevens op

Met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online integreert u stamgegevens moeiteloos uw facturatie- en administratieproces met Exact Online. Haal automatisch stamgegevens, klantinformatie en inkoopproducten op via een API, voorkom dubbele invoer en verbeter de nauwkeurigheid. Bespaar tijd en neem contact met ons op voor prijzen en mogelijkheden van deze modules.

Koppel aan Exact Online en boek op grootboekrekening

Met onze Exact Online-uitbreidingsmodule, boek of grootboek-rekening kunt u ook profiteren van selfbilling boekfunctionaliteit. Dit betekent dat gemaakte selfbilling facturen automatisch kunnen worden geboekt in Exact Online en direct naar de juiste grootboekrekening worden geboekt. Dit vereenvoudigt het facturatieproces en zorgt ervoor dat uw financiële administratie altijd up-to-date en accuraat is. Met deze geautomatiseerde boekingsfunctionaliteit kunt u de efficiëntie verhogen en de kans op fouten verminderen.

Maatwerkmogelijkheden

Naast standaarduitbreidingen bieden wij maatwerk koppelingsuitbreidingen voor integraties met andere systemen of diensten. Ons team helpt u graag bij het begrijpen van uw behoeften en het leveren van aangepaste oplossingen. Neem contact met ons op voor meer informatie en een persoonlijke aanpak.

Excel-lijsten Inlezen en Verwerken tot Facturen

Met de BaS Selfbilling tool kunt u Excel-lijsten inlezen en verwerken tot facturen, wat een aanzienlijke efficiëntieverbetering biedt voor uw facturatieproces. Door de geautomatiseerde workflow van de tool hoeft u niet langer handmatig gegevens uit Excel-bestanden over te nemen en te controleren. U kunt eenvoudig uw Excel-lijsten uploaden, waarna de tool de gegevens verwerkt en omvormt tot professionele facturen. Dit minimaliseert de kans op menselijke fouten en versnelt het facturatieproces, waardoor uw administratie een stuk soepeler verloopt.

E-mails Versturen in Bulk

Daarnaast biedt de BaS Selfbilling tool de mogelijkheid om e-mails met facturen zowel enkel als in bulk geautomatiseerd te versturen. Dit is vooral handig voor bedrijven die dagelijks een groot aantal facturen moeten verzenden. Door deze functionaliteit kunnen honderden facturen met slechts een paar klikken worden verstuurd, wat enorm veel tijd en moeite bespaart. U kunt ervoor kiezen om facturen individueel te verzenden of om meerdere facturen tegelijkertijd te versturen, afhankelijk van uw behoeften. Deze geautomatiseerde e-mailfunctie zorgt ervoor dat facturen snel en efficiënt bij uw klanten terechtkomen, wat bijdraagt aan een soepel betalingsproces en een verbeterde cashflow.

Maak gebruik van “Scan & Herken”-software

U wilt factureren via selfbilling. Dat kan. Uw factuur wordt doorgestuurd naar de e-mailservice van de scan & herken software. De scan service verwerkt de factuur en stuurt deze naar zowel uw boekhoudpakket als naar de klant. Hierbij maken we gebruik van de scanservice, zonder directe koppelingen tussen systemen. Dit zorgt voor een efficiënt en gestroomlijnd facturatieproces, waarbij automatische tekstherkenning helpt bij het snel en nauwkeurig verwerken van gegevens.

Wat is “Scan & Herken”

Bij scan en herken worden documenten zoals facturen, bonnetjes, formulieren of contracten gescand met behulp van een scanner of een smartphonecamera. De software leest vervolgens de afbeelding van het document en probeert de tekst te herkennen door middel van complexe patroonherkenningsalgoritmen. Het resultaat is een digitaal tekstbestand waarin de inhoud van het gescande document wordt gereproduceerd.

Scan en herken heeft verschillende toepassingen en voordelen, waaronder:

Automatisering van gegevensinvoer: Door documenten te scannen en de tekst automatisch te herkennen, kan de tijdrovende taak van handmatige gegevensinvoer worden geëlimineerd. Gegevens kunnen snel worden geëxtraheerd en geïmporteerd in andere systemen of softwaretoepassingen.
Verbeterde nauwkeurigheid: Hoewel de nauwkeurigheid van OCR-systemen sterk is verbeterd, kunnen er nog steeds fouten optreden, vooral bij het herkennen van handgeschreven tekst of complexe documenten. Desalniettemin helpt scan en herken om menselijke fouten die vaak gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer te verminderen.
Efficiëntie en kostenbesparing: Het automatiseren van het proces van het extraheren van gegevens uit documenten bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie. Bedrijven kunnen personeelskosten verminderen en zich richten op waardevollere taken.
Gegevensintegratie en zoekfunctionaliteit: Zodra de tekst is herkend, kan deze worden geïntegreerd in andere systemen, databases of softwaretoepassingen. Dit maakt het gemakkelijk om documenten te doorzoeken, gegevens te analyseren en informatie te extraheren voor rapportage- en besluitvormingsdoeleinden.

Voor “Scan & Herken” neem contact op met uw ERP-leverancier.