Inkoop
Van inkooporders tot leveranciersprijzen: maak inkopen eenvoudiger en efficiënter
Inkoopmedewerkers werken dagelijks met leveranciersbestellingen, artikelgegevens
en inkoopprijzen. Maar de informatie die zij daarvoor nodig hebben, is niet altijd
overzichtelijk beschikbaar in het ERP.
Daardoor moeten medewerkers regelmatig gegevens opzoeken, vergelijken of handmatig
overnemen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Softmaat ontwikkelt aanvullende weboplossingen en koppelingen waarmee inkoopmedewerkers
sneller bestellingen kunnen samenstellen en leveranciersgegevens eenvoudiger kunnen
verwerken. Uw ERP blijft de administratieve basis, terwijl de aanvullende software
aansluit op de specifieke werkwijze van uw inkoopafdeling.
Bestellingen voorbereiden
Inkooporders efficiënt voorbereiden en samenstellen
Uw ERP ondersteunt de administratieve verwerking van inkooporders, maar biedt niet
altijd een overzicht waarin alle informatie samenkomt die een inkoper nodig heeft
om snel bestellingen samen te stellen. Denk aan artikelen per leverancier,
voorraadstanden en eerder ingekochte hoeveelheden.
Softmaat ontwikkelt aanvullende webfunctionaliteit waarmee medewerkers bestellingen
kunnen voorbereiden vanuit leveranciersbestellijsten. Per leverancier krijgen zij
een overzicht van relevante artikelen, voorraadstanden en historische inkoopinformatie.
Vanuit dat overzicht kunnen zij direct de gewenste aantallen invoeren en de bestelling
samenstellen.
Artikelen per leverancier
Toon de relevante artikelen per leverancier in één overzichtelijke bestellijst.
Voorraad en historie
Combineer actuele voorraadstanden met eerdere inkoopinformatie om sneller
de juiste aantallen te bepalen.
Direct aantallen invoeren
Stel de bestelling samen vanuit één werkomgeving zonder voortdurend tussen
verschillende ERP-schermen te wisselen.
Praktijkvoorbeeld
Dagelijks inkopen bij meerdere leveranciers
Een groothandel bestelt dagelijks artikelen bij verschillende leveranciers.
De inkoper wil daarbij rekening houden met de actuele voorraad en eerdere bestellingen.
In plaats van informatie uit verschillende ERP-schermen te verzamelen, opent de
medewerker een leveranciersbestellijst waarin de relevante gegevens bij elkaar staan.
Bestellen vanuit één overzicht
De inkoper voert de gewenste aantallen in en stelt de bestelling samen.
Afhankelijk van de werkwijze wordt deze in het ERP verwerkt of eerst naar
de leverancier verzonden.
Eventuele wijzigingen kunnen later alsnog in het ERP worden vastgelegd.
Zo kan de inkoper dagelijkse bestellingen voorbereiden en verwerken zonder
voortdurend tussen verschillende schermen te wisselen.
Leveranciersgegevens
Artikel- en prijsinformatie van leveranciers efficiënt verwerken
Groothandels ontvangen regelmatig Excel-bestanden van leveranciers met nieuwe artikelen,
gewijzigde productgegevens en aangepaste inkoopprijzen. Bij meerdere leveranciers kan
het controleren en verwerken van deze wijzigingen veel tijd kosten, zeker wanneer
gewijzigde inkoopprijzen ook gevolgen hebben voor verkoopprijzen en marges.
Softmaat ontwikkelt aanvullende importfunctionaliteit waarmee leveranciersbestanden
worden ingelezen en wijzigingen overzichtelijk worden gepresenteerd. Medewerkers zien
welke artikelen nieuw zijn en welke productgegevens of inkoopprijzen zijn gewijzigd.
Zij kunnen deze informatie controleren voordat de relevante gegevens volgens
bedrijfsspecifieke regels naar het ERP worden doorgestuurd.
Bestanden automatisch inlezen
Verwerk leveranciersbestanden zonder alle gegevens afzonderlijk handmatig
over te nemen.
Wijzigingen herkennen
Maak inzichtelijk welke artikelen nieuw zijn en welke prijzen of productgegevens
zijn aangepast.
Eerst controleren
Laat medewerkers wijzigingen beoordelen voordat de gegevens naar het ERP
worden doorgestuurd.
Praktijkvoorbeeld
Leveranciersprijslijsten verwerken
Een groothandel ontvangt een nieuwe prijslijst van een leverancier. Het bestand
bevat zowel bestaande artikelen als nieuwe producten en gewijzigde inkoopprijzen.
Zonder aanvullende functionaliteit moeten medewerkers zelf vaststellen welke
gegevens zijn gewijzigd en welke informatie in het ERP moet worden bijgewerkt.
1. Bestand inlezen
De leveranciersgegevens worden automatisch ingelezen en gekoppeld aan
bestaande artikelinformatie.
2. Verschillen controleren
Nieuwe artikelen, gewijzigde gegevens en aangepaste inkoopprijzen worden
overzichtelijk weergegeven.
3. Gegevens verwerken
Na goedkeuring worden de relevante wijzigingen volgens uw regels naar
het ERP doorgestuurd.
Waar dit onderdeel is van de inrichting, kunnen verkoopprijzen worden berekend
volgens afgesproken margeregels. Zo hoeven medewerkers wijzigingen niet langer
afzonderlijk op te zoeken en handmatig over te nemen, terwijl zij wel controle
houden over de verwerking.