Wat is self-billing?
Blog
06 mei 2021 - Fabian | Marketingcommunicatie specialist
Wat is self-billing?
Normaliter stelt de leverancier van een goed of een dienst de factuur zelf op, die de afnemer controleert en betaalt. In de praktijk blijkt dat de foutgevoeligheid van inkoopfacturen aanmerkelijk groot is. Afnemers ontdekken bij de controle van de ontvangen factuur regelmatig fouten. Met self-billing, ook wel reversed billing of reverse billing, heeft de afnemer betere garantie dat de te betalen facturen correct zijn. Door te self-billen bespaart men bovendien ook nog eens tijd en moeite aan administratieve taken.
Wordt self-billing wettelijk aanvaard?
Ja, self-billing mag volgens de wet, maar moet daarbij wel aan een aantal eisen voldoen. Zo moet een self-billingfactuur aan dezelfde eisen voldoen waar reguliere facturen aan voldoen. Kijk op KvK voor meer tips over het opstellen van een factuur. Een factuur moet de volgende zaken bevatten:
- Het btw-identificatienummer en het btw-bedrag van de leverancier
- Het KVK-nummer van de leverancier
- De factuurdatum en het -nummer van de leverancier (facturen moeten doorlopend genummerd zijn)
- De leveringsdatum
- De naam en het adres van de leverancier en de afnemer
- De goederen of diensten die geleverd worden
- Het aantal goederen of uren er in rekening worden gebracht
- Op de factuur wordt vermeldt factuur uitgereikt door de afnemer
Ook de belastingdienst gedoogt self-billing, maar stelt nog een aantal eisen aan uw self-billingfactuur. Kijk ook op de belastingdienst voor de regels. De eisen van de belastingdienst zijn:
- Er wordt vooraf afgesproken dat de afnemer de factuur opstelt
- De leverancier is aansprakelijk voor de juistheid van de factuur van de afnemer
- De factuur is ongeldig wanneer de leverancier het oneens is met de opgestelde factuur. De afnemer dient tijdig op de hoogte gebracht te worden. De leverancier dient zelf een factuur uitreiken, tenzij er een overeenkomst komt met de afnemer over een verbeterde factuur
- De factuur voldoet aan alle wettelijke regels
- De leverancier is verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan de belastingdienst
Een intern bestelsysteem met self-billingmogelijkheden
Wilt u zelf de facturen voor uw leveranciers maken? Wij bieden vanaf nu BaS SelfBilling.
Voor de BaS SelfBilling hebben we de crediteuren en inkoopartikelen nodig. Hier kunt u uiteraard allerlei extra opties aan toevoegen. De specifieke self-billing factuur is zo ingericht dat hij voldoet aan de wettelijke eisen, met de nadrukkelijke tekst 'factuur uitgereikt door afnemer.
Wilt u gebruik maken van onze self-billing tool? Neem dan contact met ons op.
BaS SelfBilling in de praktijk
Het gebruik van self-billing neemt toe. Vooral bedrijven die met een hoop leveranciers te maken hebben gebruiken self-billing zodat ze meer controle houden over hun administratie.
Een voorbeeld van een bedrijfstak die gebruik maakt van BaS SelfBilling is de ijzerwaren- en schroothandel. Dit is een tak die werkt met zowel B2B als B2C klanten werkt. Omdat hun klanten vooraf niet weten hoeveel oud ijzer of schroot zij in komen leveren, kunnen schroothandels of ijzerhandelaren hun eigen factuur opstellen na het weegmoment. Zo houden zij inzicht in en controle over hun administratie.
Ook voor organisaties die werken met zzp'ers is BaS SelfBilling een uitkomst. Zzp'ers zijn vaak goed in hun vak, maar administratie is niet hun specialisatie. Dan kan het voorkomen dat er fouten sluipen in de facturen die opgesteld worden door de zzp'er. De organisatie laat hun eigen administratieve afdeling de factureren afhandelen zodat er geen fouten meer in zitten. Bovendien scheelt het zzp'ers werk waarvoor ze niet zijn opgeleid.
Leer ons kennen
Heeft uw organisatie specifieke werkwijzen en/of gereedschappen?
Wilt u een specifiek combinatie aan modulen, een gesprek of een maatwerk offerte?