Softmaat Online Solutions / Converging Lines BV

Het belang van een PIM-systeem

Blog

21 juni 2022 - Fabian | Marketingcommunicatie specialist

Houd grip op uw productinformatie met een PIM-systeem

De vraag naar productinformatie is steeds belangrijker. Zowel voor consumenten, die producten willen vergelijken om de juiste keuze te maken, als voor B2B-bedrijven, die hun informatie van tal van leveranciers moeten halen, is het belangrijk om hun informatie altijd paraat te hebben. Zowel de consument als de B2B-klant gaat voor het grootste gebruikersgemak, of dat nu het vergelijken van producten is, of het verzamelen van productinformatie. Daar liggen kansen.

Of het nu gaat om honderd of honderdduizend producten: al deze producten hangen samen met tal van kenmerken en categorieën: de productinformatie. Deze informatie komt van meerdere leveranciers. Hoe leidt u het beheer van deze informatiestromen in goede banen? Juist, met een PIM-systeem, oftewel Product Informatie Management-systeem. Het PIM-systeem maakt het mogelijk productinformatie en productspecificaties te stroomlijnen en overzicht te creëren.

Product Informatie Management - oftewel: het beheren van productinformatie - gebeurt bij de meeste bedrijven al. Maar dat gebeurt vaak niet in een PIM-systeem. Doorgaans gebeurt dat in het ERP-systeem, met verschillende Excel-, Word- of PDF-bestanden of een combinatie hiervan. En deze bestanden worden dan ook nog eens beheerd door meerdere personen binnen meerdere afdelingen. Door een PIM-systeem te gebruiken kunt u uw productinformatie vanuit één centraal punt beheren en uw productinformatie consistent en correct bijhouden.

Wat zijn de mogelijkheden van het managen van producten met een PIM-systeem

Organisaties werken vaak met verschillende databases en (ERP)-systemen. Werken met informatie uit verschillende systemen kan onoverzichtelijk worden. Dus wat levert een PIM-systeem voor meerwaarde?

Het PIM-systeem:

Stroomlijnt de aanlevering van productinformatie
Creëert een totaaloverzicht van het assortiment
Laat de gaten zien waar productinformatie ontbreekt
Verwerkt nieuwe en oude artikelen
Wordt gebruikt om snel en efficiënt prijzen door te voeren
Verstuurt productinformatie naar de eindbestemming

Werken vanuit een centraal punt in de vorm van een PIM-systeem maakt uw werkwijze dus een stuk overzichtelijker en gemakkelijker. U reduceert de foutenmarge en bespaart een hoop tijd.

Van statische naar dynamische lijsten

In het eerste gedeelte van het proces van het managen van productinformatie, zijn uw lijsten nog statisch. Het gaat om het inlezen van verschillende leverancierslijsten, de lijsten stroomlijnen volgens een eenduidig format en aanvullen waar gaten liggen.

In het tweede gedeelte, wanneer alle statische informatie is gevuld, wordt de lijst dynamisch. Dat wil zeggen dat de basisinformatie staat en dat u vanaf hier de informatie kunt gaan verwerken en bewerken. Wanneer een leverancier nieuwe producten heeft, of oude producten uitfaseert, kunt u deze lijsten inlezen en in het totaaloverzicht eenvoudig aanpassen.

Stroomlijn de aanlevering van uw productinformatie

Verschillende leveranciers gebruiken verschillende manieren om hun productinformatie te versturen. De ene stuurt Excel-bestanden, de ander een Word-bestand of PDF, en weer een andere heeft een eigen webAPI. Als u werkt met een PIM-systeem kunt u de productinformatie uit al deze verschillende formats in één systeem inlezen en volgens een eenduidig format opslaan.

Ook de wijze waarop leveranciers productkenmerken benoemen is bij allemaal anders, zeker als u internationaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan de ene leverancier die maten in inches weergeeft, terwijl de andere centimeters of millimeters gebruikt. Of de ene fabrikant die het heeft over productcodes, terwijl de andere het heeft over artikelcodes. In een PIM-systeem worden al deze inconsistenties gestroomlijnd. Door een eenduidige weergave te gebruiken, kunt u, maar ook uw klanten, producten makkelijker met elkaar vergelijken.

Creëer een totaaloverzicht binnen het assortiment

Wanneer de productinformatie is ingelezen, komt de tweede stap: het totaaloverzicht creëren. Consistentie is hierin belangrijk. Als uw productinformatie wordt aangeleverd vanuit verschillende systemen, bijvoorbeeld een combinatie van uw ERP-systeem, Excel-, Word- en PDF-bestanden, is het een flinke klus om uw informatie op orde te krijgen. Met een PIM-systeem creëert u een totaaloverzicht. De data is vanuit een totaaloverzicht veel eenvoudiger te beheren.

Met een PIM-systeem kunt u productinformatie dus vanuit verschillende systemen in een centrale databank importeren, waardoor u alle informatie bij de hand hebt in één totaaloverzicht. Hier kunnen verschillende afdelingen binnen de organisatie weer gebruik van maken. Zo kunnen ze de voor hun relevante informatie filteren en hoeven ze niet door allerlei verschillende benamingen te ploeteren. Dat vergroot de efficiëntie enorm.

Vul de gaten waar productinformatie ontbreekt

Wanneer al uw productinformatie is geïmporteerd hebt u een totaaloverzicht. In dit totaaloverzicht ziet u snel en gemakkelijk waar de gaten vallen en waar u uw productinformatie moet aanvullen. Door de schematisch en eenduidig weergave, ziet u snel welke onderdelen ontbreken, en kunt u direct inspelen op de ontbrekende specificaties.

Een PIM-systeem is ook een goed middel om productdata te verrijken. Zo kunt u bijvoorbeeld onderlinge productrelaties aangeven. Dat kunnen bijvoorbeeld reserve-onderdelen of accessoires zijn voor een hoofdartikel zijn. Ook kunt u de productinformatie aanvullen zodat klanten beter hun keuze kunnen maken. U kunt uw productassortiment verdiepen en verbreden om klanten een vollediger assortiment te bieden.

Verwerk nieuwe en oude producten

Leveranciers wijzigen hun productlijsten en productinformatie nog wel eens. Die wijzigingen kunnen te maken hebben met seizoensgebonden artikelen, maar ook reguliere nieuwe artikelen of het uitfaseren van oude artikelen. En als u met tientallen leveranciers en duizenden producten werkt, dan is het flinke onderneming om al deze lijsten te updaten. Met een dynamisch en overzichtelijk PIM-systeem is dat verleden tijd.

Een voorbeeld aan de hand van een van onze klanten. Onze klant had drie personeelsleden rondlopen die drie maanden fulltime bezig waren met het handmatig updaten van hun lijsten. Dat kostte hen tienduizenden euro’s aan loonkosten op jaarbasis alleen om productinformatie te updaten.

Werken in een PIM-systeem heeft ervoor gezorgd dat ze vanuit een centraal punt hun artikelen kunnen verwerken. In plaats van drie fulltimers die maanden bezig zijn met het updaten van producten, kost het ze nu nog maar één werknemer om alles te updaten. Ze hoeven niet langer stapels Excel-bestanden in te vullen en in te voeren.

Voer snel en efficiënt prijswijzigingen door

In het huidige wereldbeeld schommelen de prijzen enorm. Olieprijzen, en daarmee transportprijzen, maar ook grondstofprijzen, wijzigen constant, en dat maakt producten steeds duurder. Maar ook zonder oorlogen en pandemieën kunnen prijswijzigingen plotseling ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan een vrachtschip dat ergens vastloopt of vertraging oploopt. Ook deze prijswijzigingen kunt u ondervangen met een PIM-systeem.

In sommige situaties of markten wijzigen prijzen wel wekelijks. In een PIM-systeem kunt u prijslijsten van uw leveranciers inlezen en dynamisch bijhouden. Alle prijswijzigingen worden automatisch bij de juiste velden overschreven. Zo houdt u uw prijzen altijd up to date voor uw klanten.

Snelle en correcte aanlevering van informatie

Uiteindelijk verwerkt u alle productinformatie met een doel. Dat doel is om de informatie bij de eindbestemming te krijgen: uw klant.

Vanuit een centraal punt de productinformatie gedeeld met alle afdelingen die productinformatie nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan een webshop of kassasysteem. En iedere afdeling zal andere productinformatie nodig hebben. Zo zal een consument op een webshop om andere informatie vragen dan uw inkooporganisatie. Vanuit het PIM-systeem komt de juiste informatie snel en correct op de juiste plek.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen?

Hebt u een groot productassortiment en wilt u productinformatie van verschillende leveranciers in goede banen leiden? Neem dan contact met ons op om te zien wat wij voor u kunnen betekenen.

Bekijk ook ons PIM-systeem.